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省社科院搬迁新院区及办公用房使用注意事项

责任编辑: 作者: 发布时间:2017年01月13日 点击数: 字号:

各处(所):

根据院研究决定,我院搬迁新院区安排在2017年春节后进行。为保证搬迁顺利进行和正常办公,现就搬迁工作有关事项明确如下:

一、搬迁准备注意事项

各部门集中在春节前做好各项准备工作。

1确定搬迁负责相关人员。各部门按照搬迁工作计划表确定搬迁工作负责人、联系人、随车押运人员、搬迁工作验收人员以及部门资产管理人员,估算本部门搬迁量,填写《搬迁工作计划表》(附件1)并于113日前上报院搬迁工作小组。

2确定搬迁位置。根据院搬迁工作小组安排,117日(周二)下午1:304:00各部门可自行前往新院区,对办公用房现场进行了解,明确办公家具和办公用品的摆放位置。

3做好固定资产管理。部门资产管理人员与院资产管理员核对固定资产,明确区分在账资产和已销账资产,填报《固定资产移交表》(附件2),并做好固定资产登记标签。

4确定搬迁量。各部门自行确定必需搬迁的办公家具及办公用品,在帐固定资产必须全部搬迁。为减少搬迁工作量,过时、破旧的办公家具不必搬迁,院提供必要的办公桌椅,待新家具到位后更换掉。

5做好文件资料整理。对于不需要的文件资料,须统一收集整理,经办公室现场审核后方可处置。涉及机要保密的文件以及内部资料,须上交办公室处理。

6领取搬迁物品。根据院搬迁工作小组通知领取、分发记号笔、封口胶带、打包箱、标贴等搬迁物品。

7对搬迁物品进行打包整理。各部门负责对需要搬迁的办公桌、文件柜进行腾空,家具内不留任何物品,钥匙拔下后自行保管。对需要搬迁的所有办公设备、文件资料以及办公用品进行整理打包,并根据新院区分配办公室房号做好标记。原则上除办公家具外,所有需搬迁物品全部打包装箱。

8清单统计上报。打包完成后,各部门对搬迁物品进行统计,并于119日前将《搬迁物品清单》(附件3)以及《遗留物品清单》(附件4)上报院搬迁工作小组。

二、搬迁过程注意事项

    搬迁日期定于216日开始,到223日结束,按照先行政部门后科研部门的次序进行。具体时间安排见附件5

1搬迁当周,各部门确保相关人员到位,搬迁准备工作完成。参加院搬迁工作协调会,明确搬迁工作流程、次序以及注意事项。

2搬迁前一天,各部门搬迁联络人比照《搬迁物品清单》对搬迁物品数量、时间与搬迁工作小组再次进行确认,并由本部门负责人统一领取新院区办公室房间钥匙。

3搬迁当天,本部门职工全员参与,准时到位、认真负责。各部门搬迁负责人需组织本部门人员全程跟踪搬迁,在装车、运车、卸车、新办公楼梯口以及办公楼内摆放等环节自行组织人员做好跟踪工作。

4、涉及办公家具拆装的,由搬家公司在搬迁当天对家具进行拆装和搬运。

5、搬迁过程中出现各种突发情况,及时联系搬迁工作小组协调处理。

6、本部门搬迁完成后,及时组织本部门人员对原有办公室进行清理,确保无必要物品遗留。同时核实遗留物品种类、数量,切断房间水电,锁好门窗,钥匙贴好标签后统一移交院固定资产管理部门。

7、对搬迁至新院区物品及时做好统计核对以及整理归位工作,确保无重要物品遗失。贵重个人物品请自行保管。

三、搬迁后注意事项

1、新院区的电话将全部使用新的号段,使用校园虚拟网,一部电话机用长短号拨打外和内线电话,现有号码全部作废,由院统一办理,请各单位提前结清电话费用。

2、新院区的网络服务将临时租用部分网络设备,以保障外网的正常使用。

3、新院区由院里统一为在职人员办理饭卡,在院区食堂就餐。

四、搬迁固定资产管理

1、各单位做好搬迁前和搬迁后的固定资产清点和核对工作,确保资产不因搬迁而损坏或流失;

2、搬迁过程中,如发生资产损坏、转移,须严格按照院固定资产管理办法办理资产报废申报等相关手续,不可随意丢弃和处置。

3、严格执行保管人(使用人)负责制:依照清查登记的保管人(使用人),谁保管(使用)谁负责。

五、特殊设备以及公共区域

特殊设备以及公共区域搬迁按照谁管理谁负责的原则进行搬迁。

1、图书馆搬迁由图书馆负责。

2、机房搬迁(含保密机柜)由办公室负责。

3、成果展览室搬迁由科研处负责。

4、贵宾接待室、各会议室以及院区公共设施搬迁由后勤处负责。

5、机要资料、财务凭证、人事档案等重要资料以及保密机柜等特殊设备由归口部门指定专人全程跟踪,确保安全。

六、联系方式

院搬迁工作小组办公室设在老院区2号楼2302办公室。联系电话(内线):2302

搬迁工作协调联系人:王陆军(15996263794

    宇(18651658818

固定资产管理联系人:解德兵(13338611266

文件资料处理联系人:师     文(13913920519

附件:1、搬迁工作计划表

2、固定资产移交清单

3、搬迁物品清单

4、遗留物品清单

5、各处(所)搬迁具体时间表

 

 

 

江苏省社科院办公室

                                                                  2017112日

省社科院搬迁新院区及办公用房使用注意事项

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